Spoedzorg Rotterdam van start!

Op 3 februari 2020 is Spoedzorg Rotterdam, het nieuwe bedrijf om de ongeplande zorg in Rotterdam aan te bieden, van start gegaan. Waizers (Paul Janssen) verzorgde de projectleiding vanuit Conforte. Aanleiding is de krapte op de arbeidsmarkt en de noodzaak om zo effectief mogelijk medewerkers in te zetten met de juiste competenties. Belangrijke succesfactor zijn de bestuurders, die het belang en relevantie van samenwerking op dit dossier hebben uitgedragen. In het project is een gelaagdheid aangebracht die tegelijkertijd voorzag in escalatiemogelijkheden. De directieleden hadden de rol van projecteigenaar en zij namen dan ook de besluiten, die voorbereid waren door de projectgroep. Met de projectgroep is hard gewerkt aan allerlei onderwerpen in het dossier;

De inventarisatie; waar gaat het eigenlijk over? Hoeveel cliënten hebben we in zorg en hoeveel nemen er alarmering af. Waar wonen die cliënten, wat is hun alarmeringsgedrag, hoeveel oproepen zijn er gespreid over de dag, wat zijn de aanrijdtijden, hoeveel tijd neemt een oproep in beslag, etc, etc. Dit lijken eenvouidige vragen, echter ervaring leert inmiddels dat de antwoorden niet voor het oprapen liggen. Zeker als de gegevens van een aantal verschillende organisaties moeten komen en de definities soms verschillen.

De business case; Cruciaal om te bepalen wat de revenuen zijn van de samenwerking op dit onderwerp. Voor Rotterdam, de ouderenzorg en de afzonderlijke organisaties. Hoe moet de juiste businesscase worden opgebouwd en hoe maak je effecten financieel zichtbaar. Hier is samen met de controllers van de organisaties een model voor gemaakt, waardoor de kosten en opbrengsten transparant in kaart zijn gebracht. Daarnaast zijn de kwalitatieve, organisatorische en personeeltechnische aspecten benoemd.

De rechtsvorm; de vorm waarin de samenwerking is vorm gegeven is bepaald. Voor Rotterdam zijn we uitgekomen op een Coöperatie, waarin de activiteit Spoedzorg Rotterdam is ondergebracht. Dit biedt later de mogelijkheid om andere onderwerpen ook in de Coöperatie onder te brengen. De stukken zijn opgemaakt waaronder de statuten, ledenovereenkomst en een huishoudelijk regelement. Omdat de stukken niet alleen door de directies beoordeeld moesten worden, maar ook door juridische medewerkers van de verschillende organisaties, was er veel aandacht nodig voor het proces. Het resultaat is een solide huis van afspraken.

De medewerkers; besloten is dat de deelnemende organisaties de medewerkers die de werkzaamheden reeds uitvoerde, structureel detacheren aan de Coöperatie. De medewerkers blijven in dienst bij hun huidige werkgever. Voor deze constructie is gekozen om geen discussie te krijgen over BTW issues, immers anders zou het meer het karakter krijgen van uitzenden of uitbesteden. Hiervoor zijn detacheringscontacten voor de medewerkers en contracten met de organisaties opgesteld. Ook de Or-ren van de diverse organisaties hebben hierin nadrukkelijk mee gekeken.

Implementatie; Na accoord op de business case, is het accent verlegd naar de medewerkers en de werkprocessen. Tegelijkertijd is het medezeggenschapstraject gestart. Tegelijkertijd is uitgebreid stil gestaan bij de ontsluiting van woningen. Bij de organisaties zijn verschillende ontsluitingssystemen aanwezig. Hoe maken we die beschikbaar en bereikbaar voor alle medewerkers. Het zelfde geldt voor de ontsluiting van informatie. Voor de medewerkers cruciaal om over de cliëntinformatie te beschikken. Niet alleen te informatie te ontsluiten, maar tegelijkertijd ook informatie toevoegen aan het dossier, zodat het proces rondom de declaraties van de thuiszorgorganisatie niet verstoord wordt. Samen met de informatiemanagers zijn hierover gesprekken gevoerd en is dit ingericht. En tenslotte nog heel veel afstemmingsafspraken over auto’s, kleding, werktijden, werkafspraken, gebruik van hard en soft ware, flex schil, materialen, instructies, etc.

De overheid; die heeft vele gedaanten. enerzijds wil onze minister graag dat dit soort samenwerking van de grond komt, anderzijds zijn er overheidsdiensten waarmee overlegd moest worden om de operatie goed in te richten. Met de ACM is overleg geweest over de spelregels over marktverhoudingen. Met de belastingdienst is overleg geweest over de vijstelling van BTW. Met de gemeente is overleg geweest over de ontsluiting van toegangen tot woningen van de Rotterdammers. Alle gesprekken met hun eigen dynamiek, maar met een positief vervolg.

Uiteindelijk heeft het geleid tot een opzet en start van een nieuw bedrijf voor de Rotterdamse thuiszorgorganisaties dat de basis kan vormen voor verder samenwerking in de keten. Wij zijn trots op het feit dat we daaraan hebben mogen meewerken!!

Op 9 juli is er een webbinair gehouden over het project “Spoedzorg Rotterdam”. De organisatie is verzorgd door DeZorgcentrale en te gast waren Marieke Verhart en Annemijn Goeree, beide werkzaam en actief betrokken bij de totstandkoming van de organisatie Spoedzorg Rotterdam. Als projectleider ben ik buitengewoon trots op alle mensen die enthousiast elke dag de werkzaamheden mogelijk maken en uitvoeren. Leuk om hen hierover te horen.